Mailings Tab in MS Word

What is Mailings Tab:

Mailings Tab का इस्तेमाल mail merge करने के लिए किया जाता है, इसमे हमे mail merge से संबधित ऑप्शनस देखने को मिलते है, Mailings Tab को एक्सेस करने के लिए या तो आप सीधा MS Word को ओपन कर के Mailings Tab पर क्लिक कर सकते है या फिर आप MS Word को ओपन कर के Alt + M शॉर्टकट का इस्तेमाल कर के भी Mailings Tab को एक्सेस कर सकते हो।

Uses of Mailings Tab
Mailings Tab में कुल 5 Group होते है. इन्हे आप ऊपर दिखाए गए Screen Shot में देख सकते है. इन Groups का नाम क्रमश: Create, Write and Insert Fields, Review Results, और Finish है. अब आप mailings Tab के Groups से तो परिचित हो गए है. आइए अब प्रत्येक Group के कार्य को जानते है. Note: Mailings Tab का एक ही मुख्य कार्य है. एक साथ कई लोगों को Mail, Envelope, Label आदि अलग-अलग भेजना. इस कार्य के लिए हमे MS Word में Mail Merge करना पडता हैं. और इस टैब में मौजूद प्रत्येक Group एक दूसरे पर निर्भर हैं. इसलिए इनका अलल-अलग अध्ययन करना आसान नही हैं. फिर भी हमने आपको समझाने के लिए एक कोशिश की हैं. ताकि आपको Mailings Tab की आधारभूत जानकारी हो जाए.
1. Create Group
इस भाग में कुल आपको दो ऑप्शन मिलते हैं | इनके द्वारा आप पेज पर mail भेजने के लिए अच्छा से सुव्यवश्थित तरीके से address को लिख सकते हैं |

• Envelopes -
इस पर क्लीक कर आप delivery address और return address को भरे , उसके बाद add to document पर क्लिक कर दे | इतना करते ही पेज पर आप देखेंगे की delivery address और return address अच्छे ढंग से अपनी जगह पर आ गए , जैसे एक पत्र या मेल भेजा जाता है |
• Labels -
इसमें भी आपको आपको वही सारे ऑप्शन मिलते हैं जिस तरह आपको envelopes के अन्दर मिलते हैं | इसमें आप address डालकर new document पर जैसे ही क्लिक करेंगे तो आपके सामने एक नया विंडो आ जायेगा जो mail भेजने के तरह design रहता है |
2. Start Mail Merge
इसमें आपको तीन ऑप्शन मिलते हैं जिससे आप प्राप्तकर्ता और डॉक्यूमेंट भेजने का काम एडिट करते हैं |

• Start Mail Merge -
इस पर क्लिक कर आप डॉक्यूमेंट का style सेट कर सकते हैं की आपको अपना डॉक्यूमेंट किस तरह भेजना है | जैसे envelope , mail या letter जिस तरह का डॉक्यूमेंट आपको भेजना है उसी पर क्लिक करें |
• Select Recipients -
इस पर क्लिक कर आप type a new list पर क्लिक कर आप जिसे डॉक्यूमेंट भेजने वाले हैं , उसका बायोडाटा भरे | • Edit Recipient list -
यह तभी काम करेगा जब आप इसके पहले वाले कमांड का प्रयोग किये हुए हैं | इससे आप भेजने वाले का बायोडाटा को एडिट कर सकते हैं |
3. Write & Insert Fields
इसमें आपको सात कमांड मिलते हैं | ये सारे कमांड्स तभी काम करते हैं जब आप इससे पहले वाले भाग के कमांड का प्रयोग किये हो |

• Highlight Merge Fields
• Address Block
• Greeting Line
• Insert Merge Field
• Rules
• Match Fields
• Update Labels
इन सभी के द्वारा आप आप MS Word के पेज पर greeting line , merge field इत्यादी जोड़ सकते हैं | या इन सभी के द्वारा आप merge field हाईलाइट कर सकते हैं साथ ही साथ आप कोई जोड़े हुए पता को ब्लॉक कर सकते हैं |
4. Preview Results
इसमें आपको 05 ऑप्शन मिलते हैं | इन सभी के द्वारा आप पेज पर किये गए कार्यों को आगे पीछे या ढूँढ़ने का कार्य कर सकते हैं |

• Preview Results
• Record
• Find Recipient
• Check for errors
इन सभी के द्वारा आप पहले के कार्यों को खोजने का कार्य किया जाता है साथ में आप आपके द्वारा डाले गए प्राप्तकर्ता को ढूँढ़ सकते हैं |
साथ में आप आपके द्वारा बनाये गए डॉक्यूमेंट में error को ढूँढ़ सकते हैं | 5. Finish
इसमें आपको एक ही ऑप्शन मिलते हैं जिसके द्वारा आप अपने बनाये गए डॉक्यूमेंट को final रूप दे सकते हैं साथ में उसको किसी को send कर सकते हैं |

• Finish & merge -
इसमें आपको तीन ऑप्शन मिलते हैं जिसके द्वारा आप अपने बनाये गए डॉक्यूमेंट को send कर सकते हैं , print कर सकते हैं साथ में एडिट भी कर सकते हैं | इस तरह आप इस mailings menu के जरिये आप अपने डॉक्यूमेंट को फैक्स भेजने के लायक , letter बनाने के लायक या mail भेजने के लायक बना सकते हैं |
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