MS Excel
Introduction of Ms Excel:
यह एप्लीकेशन Microsoft Office का एक भाग हैं, जो डेटा विश्लेषण(Data Analysis) और डॉक्यूमेंटेशन(Documentation) के लिए एक उपयोगी और शक्तिशाली टूल है। जो Formulas और Functions के साथ संख्याओं और डेटा को व्यवस्थित करने के लिए Spreadsheet का इस्तेमाल करता है। Excel में डेटा अथवा जानकारी को इस तरह से व्यवस्थित करके हम उसे ढूंढना आसान बना सकते हैं और स्वचालित रूप से बदलते डेटा से जानकारी प्राप्त कर सकते हैं। एक्सेल में कई प्रकार के Extensions होते है जिसमें आप अपनी फाइल को सेव कर सकते है। इनमें सबसे सामान्य प्रकार “.xlsx” है।
Excel Worksheet में एक Column और Row का प्रत्येक इंटरसेक्शन “Cell” होता हैं। प्रत्येक Cell एक Value, Formula या Text स्टोर कर सकता है। Worksheet में 10, 48,576 Rows और 16,384 Columns होते है और 17,179,869,184 Cells की संख्या होती है।
माइक्रोसॉफ्ट ने MS Excel को पहली बार 1982 में Multiplan नाम से लांच किया था, इसके बाद माइक्रोसॉफ्ट ने सितंबर, 1985 को Macintosh के लिए Excel का पहला संस्करण जारी किया और 1987 में पहला Windows Version 2.05 जो Macintosh Version 2.2 के साथ Synchronize करने के लिए था। 1990 के दशक की शुरुआत तक, एक्सेल ने Lotus 1-2-3 को बाहर करना शुरू कर दिया। 1993 में, माइक्रोसॉफ्ट ने विंडोज़ के लिए एक्सेल Version 5.0 जारी किया जिसमें VBA (Visual Basic for Application),or Macros शामिल था। इसने क्रंचिंग नंबर, प्रोसेस ऑटोमेशन और व्यवसायों के लिए डेटा प्रस्तुत करने के लिए दोहराए जाने वाले कार्यों के स्वचालन में लगभग असीमित सम्भावनाओं को जन्म दिया।
Microsoft company ने इसके कई version market में उपलब्ध कराए है, जैसे की MS Excel 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 और इसका latest version 2019 है।
How To Open MS Excel
MS Windows ऑपरेटिंग सिस्टम आधारित कंप्यूटर में अन्य सभी प्रोग्राम की तरह MS Excel को भी Open करने के कई Method है-
First Method:-
Windows Search Bar में जाएँ और यहाँ टाइप करें Excel. उसके बाद आपके Search List में सबसे ऊपर MS Excel दिखाई देगी, उस पर क्लिक कर दें. उसके बाद MS Excel Open हो जायेगा।
Second Method:-
keyboard ls Windows + R बटन दबाकर Run Command Box ओपन करें
यहाँ Type करें excel.exe फिर OK पर क्लिक कर दें....उसके बाद MS Excel Open हो जायेगा।
Third Method:-
डेस्कटॉप स्क्रीन के Left Bottom Corner पर स्थित Start Button पर क्लिक करें. All Program में जाएँ. Microsoft Office Folder में जाएँ. यहाँ Excel पर क्लिक करें....उसके बाद MS Excel Open हो जायेगा
1. Quick Access Toolbar—
यह टूलबार एक्सेल एप्लीकेशन और अन्य एमएस ऑफिस एप्लीकेशन के ऊपरी लेफ्ट कार्नर में मौजूद होता है। यह एक Customizable टूलबार है जिसमें कमांड का एक सेट होता है जो आपको आम कमांड तक पहुंचने देता हैं। चाहे कोई भी टैब सेलेक्ट किया गया हों, इस टूलबार में डिफ़ॉल्ट रूप सें, Save, Undo, और Redo कमांड शामिल है। आप अपनी पसंद के आधार पर अन्य कमांड टूलबार में जोड़ कर सकते हैं।
2. Title Bar :—
सबसे ऊपरी बार को टाइटल बार कहा जाता है। यह एक्टिव वर्कबुक का नाम प्रदर्शित करता है।
3. Control Button:—
कंट्रोल बटन का उपयोग Workbook को Minimize, Maximize, Restore या Close करने के लिए किया जाता है। ये Excel Spreadsheet के ऊपरी राइट कार्नर में दिखाई देते हैं।
Minimize –
इस बटन को जब हम क्लिक करते हैं तो माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल या फिर कोई भी प्रोग्राम जो ओपन है वो नीचे taskbar में चला जाता है. जिसे आप taskbar में क्लिक कर के फिर से वापस कभी भी खोल सकते हैं. इसका इस्तेमाल हम तभी करते हैं जब हमे काम करते हुए बीच में किसी और दूसरे एप्लीकेशन को खोलने की जरुरत पड़ती है.
Maximize –
Maximize बटन का प्रयोग कर के हम माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल या फिर किसी भी अन्य प्रोग्राम के बॉक्स को अपने मन के मुताबिक आकार में बदल सकते हैं.ये प्रोग्राम के window को width और length को adjust कर के काम कर सकते हैं. इस बटन को दुबारा क्लिक कर के हम एप्लीकेशन को वापस full screen आकार में वापस ला सकते हैं.
Close Button –
ये बटन red color में होता है. इसे जब हम क्लिक करते हैं तो एप्लीकेशन या प्रोग्राम बंद हो जाता है.
4. File Menu —
यह ऑप्शन फ़ाइल फंक्शन को नियंत्रित और एक्सेस करता है। एक्सेल फ़ाइल के साथ काम करने के लिए यह फाइल मेनू New, Open, Save, Print, Share, Export, Publish, Close और Account कमांड का उपयोग करके फ़ाइलों को संभालता है।
1. New (Ctrl+N):
इस ऑप्शन का उपयोग एमएस एक्सल मैं नया वर्कबुक लाने के लिए किया जाता है इसका शॉर्टकट की ctrl+n होता है
2. Open (Ctrl+O):
open ऑप्शन का उपयोग एमएस एक्सल में पहले से बने हुए excel फाइल को ओपन करने के लिए किया जाता है इसका शॉर्टकट की कंट्रोल की बटन प्लस ओ ctrl+o होता है ऑप्शन को क्लिक करते ही इसका डायलॉग बॉक्स ओपन होता है जिसमें हमें एमएस एक्सल फाइल को सेलेक्ट करना होता है जिस लोकेशन पर हमारा डाटा स्टोर है उस लोकेशन में जाकर हम एक्सेल शीट फाइल को सेलेक्ट कर ओपन बटन को दबाते ही हमारा फाइल ओपन हो जाता है
3. Save (Ctrl+S):
सेव इसका उपयोग माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में बने हुए फाइल को किसी निश्चित स्थान पर सुरक्षित रखने के लिए किया जाता है इस ऑप्शन को उपयोग करते ही हमारे पास डायलॉग बॉक्स ओपन होगा जिसमें फाइल को सेव करने हेतु फाइल का लोकेशन फाइल का नाम पूछा जाएगा फाइल का नाम देकर जैसे हम सेव बटन पर क्लिक करेंगे हमारा फाइल उस स्थान पर से हो जाएगा
4. Save As (F12):
इसका उपयोग माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में पहले से सेव किए गए फाइल को किसी अन्य स्थान पर किसी अन्य नाम से सुरक्षित रखने के लिए किया जाता है इस ऑप्शन को क्लिक करते ही हमारे पास इसका डायलॉग बॉक्स ओपन होता है जिसमें हम फाइल का नाम देकर किसी निश्चित स्थान चयन कर सेव ऑप्शन को क्लिक करते ही फाइल का दूसरा कॉपी दूसरा नाम से सुरक्षित हो जाता है इसका शॉर्टकट की F12 है
5. Print (Ctrl+P):
इसका उपयोग Microsoft Excel मैं तैयार किए गए फाइल को प्रिंटर के माध्यम से प्रिंट करने के लिए किया जाता है इसका शॉर्टकट की कंट्रोल प्लस पी ctrl + p होता है
6. Print Preview (Ctrl+F2) :
किसका उपयोग माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में प्रिंट करने से पहले फ़ाइल का उपयोग देखने के लिए किया जाता है एक महत्वपूर्ण option है जिसके द्वारा हम फाइल को प्रिंट करने से पहले किस प्रकार से प्रिंट आएगा इसको हम देख सकते हैं और उसके अनुसार से हम अपना पेज सेटअप कर सकते हैं इसका शॉर्टकट की कंट्रोल प्लस एप टू ctrl + F2 है
7. Send:
सका उपयोग माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में बने हुए फाइल को इंटरनेट के माध्यम से ई-मेल की से भेजने के लिए किया जाता है
Close (Ctrl+W):
इसका उपयोग माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल मैं पहले से खुले हुए फाइल को बंद करने के लिए किया जाता है
5. Ribbon —
Ribbon Group, कमांड्स और फंक्शन्स का एक समूह है। यह Formula Bar के ठीक ऊपर स्थित होता है, जहाँ अधिकांश एक्सेल कमांड स्थित होते है। Ribbon में Home, Insert, Page Layout, Formula, Data, Review, View, और Help Level वाले कमांड शामिल होते है। जब आप Ribbon ऑप्शन पर क्लिक करते हैं तो रिबन के डिस्प्ले में सम्बंधित तीन अलग-अलग विकल्प दिखाई देते हैं एक्सेल 2016 में उपलब्ध कमांड Auto Hide Ribbon, Show Tabs, Show Tab and Command शामिल हैं।
6. Formula Bar —
वर्कबुक के ऊप्पर स्थित यह एक उपयोगी बार है, जो Active Cell का डेटा या वैल्यू को दिखाता है। इसका उपयोग Cell में Formula लिखने, और Cell की सामग्री या डेटा को एडिट करने के लिए भी किया जाता है।
7. Cell Name Box —
Formula बार के बगल में स्थित Name बॉक्स सेल रिफरेन्स या एक्टिव सेल का नाम डिस्प्ले करता हैं।
8. Active Cell —
एक्टिव सेल अपनी Black Outline द्वारा पहचाना जाता है। डेटा हमेशा एक्टिव सेल में एंटर किया जाता है। आप विभिन्न Cells पर माउस से क्लिक करके या कीबोर्ड पर Arrow key का उपयोग करके Active कर सकते हैं।
9. Cell —
Cell स्प्रेडशीट का सबसे पॉवरफुल पार्ट होता है। हम अपना डेटा सेल में टाइप करके या कॉपी पेस्ट करके एंटर करते है। हमारा डेटा एक Number, Date या Text भी हो सकता हैं। हम इसका साइज, फ़ॉन्ट कलर, बैकग्राउंड कलर, बॉर्डर, बदलकर भी इसे Customize कर सकते है। वर्कशीट के प्रत्येक सेल को सेल रिफरेन्स द्वारा पहचान जा सकता है।
10. Worksheet —
वर्कशीट Cells का एक कलेक्शन है, जहाँ आप डेटा रखते है और उसमें हेरफेर करते है। प्रत्येक Workbook में कई Worksheet हो सकती है। आसान भाषा में यह एक फ़ाइल है जो अलग-अलग सेल से मिलकर बनी होती है। जिसमें एक वैल्यू, फार्मूला या टेक्स्ट हो सकता है।
11. Row —
आप एक्सेल वर्कशीट में प्रत्येक कॉलम को 1 से 1048576 तक की संख्याओं का उपयोग करके पहचाना सकते हैं।
12. Column —
एक्सेल वर्कशीट में प्रत्येक कॉलम को A से XFD के लेटर्स का उपयोग करके पहचाना जाता है।
13. Horizontal and Vertical Scroll Bar —
डिफ़ॉल्ट रूप से एक एक्सेल वर्कशीट में एक होरिजेंटल और वर्टीकल स्क्रॉल बार डिस्प्ले होता है। जिसका उपयोग आप अपने वर्कशीट में डेटा को होरिजेंटल या वर्टीकल स्क्रॉल करने के लिए कर सकते हैं। हालाँकि आप स्क्रॉल बार को अपनी आवश्यकता के अनुसार show and hide कर सकते हैं।
14. Status Bar(Task Bar ) —
यह एक्सेल विंडो का सबसे निचला भाग होता है, जो वर्तमान स्प्रेडशीट के बारे में जानकारी को दिखाता है। डिफ़ॉल्ट रूप से, विंडो के नीचे स्थित स्टेटस बार सेलेक्ट सेल का Average, Count और Sum डिस्प्ले करता हैं।
15. Zoom bar —
ज़ूम बार का उपयोग आप एक्सेल वर्कशीट को ज़ूम-इन या ज़ूम-आउट करने के लिए कर सकते हैं। जिसमें Zoom का Percentage भी दिखाया जाता हैं। ज़ूम बार के माध्यम से स्प्रेडशीट या वर्कशीट को बड़ा या छोटा करके देखने के लिए या जाता है इसके माध्यम से हम वर्कशीट को कम से कम 10 % और अधिक से अधिक 400% बड़ा करके फाइल को अर्थात वर्कशीट या स्प्रेडशीट को देख सकते हैं |
16. Navigation Button —
नेविगेशन बटन आपको एक एक्सेल वर्कबुक में किसी अन्य वर्कशीट पर जाने की सुविधा प्रदान करता हैं। इन बटन का उपयोग आप वर्कबुक में पहली, पिछली, अगली और अंतिम वर्कशीट को डिस्प्ले करने के लिए कर सकते हैं।
Features of MS Excel
Microsoft excel के अन्दर ढेर सारे Formulae दिये गये होते हैं जिसे किसी भी Spreadsheet पर Apply करने पर बडी जटिल Calculation भी मिनटों में Automatic तरीके से की जा सकती है इन Formulas को आप अगर एक बार Sheet में Save कर लेते हैं तो हर महीने Repeat होने वाले कामों को आप चुटकियों में तैयार कर सकते हैं Microsoft excel में बडी आसानी से Salary chart, Office employee, Database management, Billing Software, stock management Software तैयार किये जा सकते हैं
अगर आप MS Excel में अधिक कुशलता से काम करना चाहते है, तो आपको इसके कुछ महत्वपूर्ण Features के बारे में जानकारी होनी चाहिये। हालांकि इसके कई सारे Features है, परन्तु अभी हम सबसे महत्वपूर्ण के बारे में ही जानेगें।
Header और Footer:
Microsoft Excel में मौजूद यह फीचर आपको स्प्रेडशीट डॉक्यूमेंट में Header और Footer इन्सर्ट करने की सुविधा प्रदान करता है।
Charts create:
आप MS Excel में विभिन्न प्रकार के Charts जैसे Bar Graph, Pie Charts, Line Graph, इत्यादि क्रिएट कर सकते है। जिससे आपको क्रिएट किये गए डेटा का विश्लेषण और तुलना करने में बहुत हेल्प मिलती है।
Data Find and Replace:
इस फीचर की मदद से आप Workbook में आवश्यक डेटा (टेक्स्ट और नंबर) को खोजकर उसे नए डेटा से बदल सकते है।
Predefined Formulas:
Excel में मैथ कैलकुलेशन करने के लिए कई सारे Built-in Formulas होते हैं। आप इन Formulas का उपयोग अपनी आवश्यकता अनुसार कैलकुलेशन करने के लिये कर सकते है।
Formula Auditing:
इस फीचर का उपयोग करके आप Blue Arrow के साथ Cells और Formulas के बीच सम्बंधों को ग्राफिक रूप से डिस्प्ले या ट्रेस कर सकते है।
Data Filtering:
यह एक श्रेणी में डेटा के सबसेट को खोजने और उसके साथ कार्य करने का सबसे फ़ास्ट और सरल तरीका है। Filter की गई श्रेणी केवल उन Columns को डिस्प्ले करती है जो हमारे द्वारा किसी Row के लिए निर्दिष्ट मानदंड को पूरा करती हैं। MS Excel में Range Filtering के लिए दो कमांड की सुविधा प्रदान की जाती है। पहला Auto Filter सरल Criteria के लिए। दूसरा Advance Filter अधिक जटिल Criteria के लिए।
Data Sorting:
यह डेटा को Logical क्रम में व्यवस्थित करने की प्रोसेस है। MS Excel हमें डेटा को आरोही (Ascending) या अवरोही (Descending) क्रम में क्रमबद्ध करने की सुविधा प्रदान करता है।
AutoFil :
यदि आपके द्वारा किसी भी Cell में कोई परिवर्तन किया जाता है तो इस फीचर का उपयोग करके आप ऑटोमैटिक रूप से परिणाम को एडिट कर सकते है।
Multiple Spreadsheet:
यह एक प्रमुख फीचर है जो हमे Multiple Spreadsheet क्रिएट करने की सुविधा प्रदान करता हैं। इसके उपयोग से आप महीनों और वर्षों का रनिंग रिकॉर्ड तैयार कर सकते हैं, आप फॉर्मूलों को एक शीट से दूसरी शीट में Copy Paste भी कर सकते हैं।
Password Security:
यह आपको अपनी इनफार्मेशन तक अनधिकृत पहुंच (Unauthorized Access) से रोकने के लिए पासवर्ड का उपयोग करके आपकी Workbook को सुरक्षा प्रदान करने की अनुमति प्रदान करता है।
Uses of MS Excel
MS excel का उपयोग से कई फायदे है। आज कल ms excel लाखों लोगो की जरुरत बन गया है। इस सॉफ्टवेयर में कई ऐसे tools और features है, जो किसी भी प्रकार के काम को आसान बनाते है।
Education:
शिक्षा के क्षेत्र में Microsoft excel का बहुत बड़ा महत्व है। शिक्षक एक्सेल में छात्रों का डाटा स्टोर करके उसे sort, filter, edit और calculate कर सकते है। इसके द्वारा शिक्षक कम समय में कई छात्रों का रिकॉर्ड manage कर सकते है। जैसे की report card, attendance sheet तैयार करना और भी स्कूल से सम्बंधित कार्य कर सकते है। छात्रों के लिए भी MS Excel फायदेमंद है। इसमें आप अभ्यास करके fast calculation, data visualization, financial planning करना सीख सकते है, और साथ में यह भी जान सकते है कि डाटा को filter कैसे करते है। यदि छात्र पहले से MS Excel का प्रयोग कर रहे है, तो भविष्य में वह आसानी से और सही तरीके से ज्यादा मात्रा में डाटा को संभल पाएँगे।
Business:
Business किसी भी प्रकार हो बड़ा या छोटा बिना Microsoft excel के उसे manage नहीं किया जा सकता। Business में कई काम है, जिन्हें MS excel द्वारा किया जाता है- जैसे की team management, account management, making salary, expenses calculation, client data management, product and service valuation आदि। इस प्रकार के कार्य करने के लिए excel कई सरे features मौजूद है। जैसे की financial formula, filter, conditional formatting, chart और pivot table आदि।
Personal:
आप MS Excel का उपयोग करके अपनी earning और spending sheet तैयार कर सकते है। जिससे आप अच्छी तरह अपने budget को manage कर सकते है, और अपने फिजूल खर्च भी कम कर सकते है। यदि आप एक ग्रहणी है, तो excel को सीख कर आप अपने बच्चों को भी सीखा सकती है और घर बैठे कोई part time और full time job भी कर सकती है
Data analysis:
जब भी कोई काम प्लान के मुताबिक नहीं होता, तो कई business men और website owner को डाटा विश्लेषण की आवश्यकता होती है। जैसे की – product selling, customer detail, feedback, events और services आदि। इसलिए MS excel का उपयोग करके आप ज्यादा से ज्यादा डाटा customer की country या age के according filter कर सकते है और अपने काम को सही तरीके और समझदारी से मैनेज कर सकते है।
Goal planning:
अपने लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए हर कोई मेहनत करता है। लेकिन जब तक आप अपने जीवन में कोई लक्ष्य को निर्धारित नहीं करते तब तक आपको सफलता प्राप्त नहीं होती। आपने goal को set करने के लिए आप excel में एक sheet तैयार कर सकते है। उसमे आप अपने को रोज task दे सकते है और calculate भी कर सकते है।
Advantage Of MS Excel
User Friendly Program: एम एस एक्सेल की सबसे बड़ी विशेषता है की यह एक User Friendly Program है जिससे यह लोगों के बीच में काफी पोपुलर है।
Instant Calculations:
इसमें दिए गए Mathematical & Logical Formulas की मदद से किसी डाटा का तुरंत ही कैलकुलेशन किया जा सकता है।
Easy to Edit:
यह डाटा को बड़े ही आसानी से एडिट करने के सुविधा प्रदान करता है, इसमें अपने आवश्यकता कोई भी डाटा जोड़ सकते है या मोजुदा डाटा को एडिट कर सकते है।
Graphical display of data:
इसमें Textual Data के साथ-साथ उसका Graphical रूप जैसे- Chart, Graph, Table इत्यादि भी प्रस्तुत होता है। Multiple Spreadsheet in one file: इसमें एक ही फाइल में कई सारे स्प्रेडशीट के साथ काम करने की सुविधा मिलती है और सभी स्प्रेडशीट में डाटा भी अलग-अलग प्रकार के हो सकते है।
Built-In Formulas:
एम एस एक्सेल में कई सारे Formulas पहले से दिए गए होते है जिसकी मदद से मिनटों में बड़ी-बड़ी गणनाओं का हल किया जा सकता है।
Third Party Support:
यह कई दुसरे प्रोग्राम पर बनाये गए फाइल को भी सपोर्ट करता है।
Works on a low configured PC:
इसकी कार्य करने का दायरा तो बहुत बड़ा है पर इसकी विशेषता है की यह एक साधारण कंप्यूटर पर भी बड़े ही आसानी से बिना किसी एरर के ऑपरेट हो जाता है।
Please Comment and Follow Me
